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  • Miranda Guimarães

Razões para Administrar Contratos e Motivação para Implementar o Gerenciamento

Atualizado: 30 de jun. de 2021

Por que Planejar e Gerir as Relações

Contratuais entre as partes?


Como você deve imaginar, gerir contratos é uma habilidade cada vez mais requisitada, pois, quando falamos em relações comerciais, todas, ou quase todas, iniciam-se por contratos e você sabe que sua responsabilidade não termina com a apresentação de uma proposta. Sua função também é a de monitorar as variações de finanças, orçamentos, materiais, etc. e investigar suas motivações.


O desempenho de um projeto de gerência de relações contratuais nos impõe a análise das nossas possibilidades de prosseguimento ou prolongamento das nossas relações obrigacionais, negociais e com suas perspectivas para futuro.


Em geral, a experiência mostra que as empresas limitam seu foco na redução de custos, e essa limitação prejudica a percepção da importância das condições apropriadas para os negócios. É fundamental ressaltar que em qualquer relação negocial, o sucesso também está em atingir uma boa conexão entre o planejamento estratégico e gestão financeira e de estimativas de custos e orçamentos.


Por outro lado, a complexidade dos documentos contratuais traz à superfície o papel fundamental das nossas metas financeiras e administrativas, bem como estar de olho nos requisitos regulamentares, na imensidão da quantidade de documentos, de dispositivos, de obrigações, de termos e condições a cumprir, e expressa sobremaneira a inevitabilidade de um controle sobre todas as tarefas que exsurgem e emanam de um instrumento contratual e seus apensos, por isso a útil e imprescindível conveniência de gerenciamento rígido e proativo, concluindo-se que a Gestão de Contratos, cada vez mais minuciosa, origina muitos benefícios.


De sorte que a gestão dos documentos contratuais propicia: (a) Cuidar do ciclo de existência do contrato; (b) Acompanhar o progresso do contrato, o que possibilita administrar gargalos e renegociações; (c) Controlar prazos de renovações, fundamental para o gerenciamento de caixa da empresa; (d) gerenciar estrategicamente prazos do contrato (“timing”); (e) Controle de vencimento do próprio contrato e outros instrumentos paralelos, sucessivos e conexos. Perceber e identificar com antecedência e previsibilidade a essencialidade de alterações aditivas ou corretivas; Realizar a comunicação entre as partes; (f) o Gerenciamento do vencimento dos instrumentos e obrigações contratuais.


Muitos benefícios têm sido percebidos

com a Gestão de Contratos:


O Controle de Contratos auxilia na gestão de obrigações de maneira efetiva. Isso faz com que todas as partes envolvidas tenham benefícios em termos de estratégias e procedimentos empresariais; e com a Gestão de Contratos é possível monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações contratuais.


Assim mesmo, a falta de controle do vencimento dos contratos e suas obrigações tendem a desencadear prejuízos, tal qual aceitar os preços e cláusulas impostas pelo fornecedor justamente pelo fato de não terem tido tempo hábil de fazer cotações com outras empresas, ou até mesmo pelo medo de ficarem desamparadas.


Não podemos esquecer que as organizações que fazem a Gestão de Contratos empresariais conseguem agir de forma mais estratégica e isso contribui para a correta determinação de se conseguir redução de custos, e isto igualmente auxilia no seu poder de negociação.


A importância do gerenciamento

dos documentos contratuais


Contratos, obviamente, influenciam diretamente o Planejamento Orçamentário, desde que este deve estar alinhado à Estratégia, porquanto o não cumprimento de uma obrigação contratual pode causar e causa, certamente, danos financeiros à organização; e é fundamental ressaltar que uma gestão mal feita dos contratos pode acabar com a empresa instantaneamente.


A prática mostra que organizar todos os contratos e suas formas de controle e gerenciamento, assume posições notavelmente importantes, porque, sem isso, posso abrir espaço para quebras de acordo sem nem notar; além disso, temos que sempre ter noção de quando um ou outro desses documentos irão expirar.


Uma boa gestão de contratos contém o detalhamento das atividades, com direitos e deveres de ambos os lados.


Motivadores para uma Gestão de Excelência


Os principais motivadores de uma gestão são: a execução do objeto, reduzindo dúvidas obstaculizantes, evitando atrasos e multas, distanciar-se de demandas judiciais, o que mantém um clima favorável entre contratante e contratada, afastando desgastes do gestor do contrato.


Então, como Gerir Contratos?


Ter todos os Contratos à mão, ter absoluto controle das datas, prazos e marcos de percurso (milestones ou checkpoints); manter-se alerta para oportunidades de renovação; agilizar os processos de aprovação; atenção a detalhes como: datas das entregas; honorários e pagamentos; requisitos e responsabilidades, dispositivos; penalidades por requisitos perdidos; riscos e exposições a riscos.


Assim mesmo, importante notar como administrá-los e não perder o prazo dos vencimentos e renovações através de uma metodologia com gestão eficaz, fazendo uso de 3 ferramentas (A Administração do Ciclo de Vida do Contrato, o Acordo de Nível de Serviço e o Acordo do Nível Operacional), 5 Métodos, 5 Degraus de Instrumentos na fase de negociação (Convite para Negociar, Confidencialidade, Expressão de Interesse ou Carta de Intenções, Memorandos de Entendimento, Cartas de Conforto), mais 2 Instrumentos de Alteração (Aditivo, Emenda) e 3 de Complementação (Adendo, Apêndice e Anexo).


Nunca é demais insistir na Técnica Contratual de elaboração e redação dos instrumentos Contratuais, assim como nos 5 cuidados que se deve tomar para evitar multas contratuais, paralização do serviço ou operação, Notificações e Certidões de Não Conformidade, Claims, Pleitos, assim como adotar uma postura forte e decisiva quando situações de não conformidade ocorrerem.


E Como se processa a Contratualização

de Projetos Complexos


  • São regidos por diversos contratos que precisam ser claros e bem compreendidos por todos os envolvidos, quer seja:

— consecução de produtos ou serviços por todos os envolvidos;

— quer na utilização ou consumo pelos clientes

  • Podem ser transformados em uma “Estrutura Analítica” (“Work Breakdown Structure), que evidenciam:

— Meta e sub-metas (marcos de percurso)

— Premissas (bases do contrato ou contratos)

— Datas

— Entregas

— Restrições

— Responsabilidades

— Outras informações relevantes à gestão e administração do contrato

— Orçamentos e Fluxo de Caixa

— Cronogramas

  • Ø Diferentes contratos também podem ser sistematizados em uma única Estrutura Analítica (WBS)

— Diferentes contratos também podem ser sistematizados em uma única Estrutura Analítica (WBS)

• Relações

• Interdependência entre as partes envolvidas

• Interdependência entre as estruturas (tarefas)

• Promover maior proatividade

• Colaboração na resolução de

ü Lacunas contratuais

ü Conflitos técnicos


Engenharia de Contratos e

Arquitetura de Instrumentos


Arquitetura Contratual


A Arquitetura Contratual envolve todo o design, ou seja, “O Projeto” do ambiente das relações jurídicas bilaterais ou plurilaterais vinculativas entre as partes contratantes, engloba desde o desenho da estrutura jurídica interna do contrato até o desenho da parte externa. O trabalho pelo desenho do corpo documental e complementos apensos, tipo de apensos e forma de expressão.


Conta o estilo e o resultado físico – a forma de exposição de conteúdo e a metodologia escolhida.


A Arquitetura Contratual é a arte ou prática de desenhar e construir estruturas unificantes e coerentes entre seus conteúdos, definindo-se como um método ou estilo de projeto e construção, a maneira com a qual os componentes estruturais de um contrato – externa e internamente – se organizam e integram se denomina “Arquitetura Contratual”.


Planeja, desenha, projeta, supervisiona a construção de um contrato, contratos ou conjunto de contratos, ou ainda um conjunto de instrumentos negociais, pré-contratuais, contratuais e pós-contratuais, montando a maneira com a qual esta estrutura se organiza e se integra.


Campo Multidisciplinar


A Arquitetura Contratual é um campo multidisciplinar incluindo-se o “Administrador do Contrato, os Advogados, Engenheiros, Arquitetos, Farmacêuticos, Economistas, Químicos, etc...” Sendo uma atividade complexa, mais ainda quando há complexidade nas relações que se está a construir.


Engenharia Contratual


Soluções técnicas com a finalidade de resolver situações de “stress”, conflitos de interesses entre partes ou entre a estrutura, seu conteúdo possível ou provável como cláusulas entre si, cláusulas com considerandos, definições entre si e os demais componentes, a consistência do conteúdo preambular, “recitals” parte dispositiva – a compatibilidade com a lei, com a jurisprudência e com o próprio contrato.


Engenheiro Contratual


O Engenheiro Contratual calcula as possibilidades, as probabilidades e a plausibilidade que estruturam os riscos e o conteúdo intrínseco de disposições (cláusulas) e das bases contratuais (recitals).


Engenheiros Contratuais aplicam os cálculos (riscos, possibilidades, probabilidades, plausibilidade), enquanto os Arquitetos Contratuais têm a visão por de traz do projeto e os Engenheiros Contratuais o cérebro.


Logística Contratual

A Logística Contratual compreende a coordenação detalhada de uma atividade complexa – o Contrato e seus Instrumentos - envolvendo muitas pessoas, instalações, documentos ou suprimentos.


Por exemplo, no contrato a logística é responsável pela documentação de apoio e que comprova todos os integrantes do preâmbulo, seus poderes, ou seja, é tarefa da logística contratual angariar e juntar documentos relativos a regularidade das empresas, CNPJ, contrato social ou estatutos, editais, procurações, conferir e documentar poderes de quem assina, suas identidades, reconhecimento de firmas e autenticações, providencia documentos, cópias de leis e listas para apensos (anexos, adendos, etc).


O sucesso da Gestão Contratual está em gerir o documento desde o início, controlando cada uma de suas fases.

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