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  • Miranda Guimarães

Administradores e Gerentes: Diferença entre Administrar e Gerir Contratos

O modelo estrutural da administração do Ciclo de Existência do Contrato é determinante para o sucesso do processo de um contrato, ou seja, para o atingimento dos objetivos e metas que têm as partes pela cooperação, motivo pelo qual entraram em contrato.

Nunca é demais insistir que a consolidação das estruturas da administração de um contrato é um dos fundamentos para o êxito de um projeto, como resultado delimitado e expresso pelo escopo; o que possibilita realizar todas as tarefas e alcançar metas às quais as partes visam atingir com a cooperação, que é a finalidade para a qual as partes estabelecem essa interação, expressa no acordo: o contrato.


O porquê administrar contratos é diferente de geri-los


Administração contratual tem um conceito mais amplo do que Gestão; no dizer de Peter Drucker[1] a Administração tem 80% de planejamento, enquanto a Gestão faz a execução (80%) desse planejamento. Sendo assim, a Administração contém a Gestão, cujas funções e tarefas são uma delegação da Administração.

O administrador trabalha em como o contrato será redigido, antes que as partes concordem com termos e condições do acordo.

O administrador participa da elaboração do contrato, contudo, antes de mais nada, seu papel é planejar e acompanhar a montagem e estruturação da negociação. Ele é que define o objetivo do “negócio”, define “o que” a empresa quer, define o que a empresa necessita e o “porquê”, participa do desenho do Escopo e seu detalhamento.

Sabendo o que quer, passa a definir a “META”, que é a especificação do objetivo: definindo “quando” quer a entrega ou entregas e “quanto” terá disponível para atingi-la.


É o Administrador que escolhe “quem” deve fazer e iniciar a fase antecedente à contratação, convidando o “prospectivo” para negociar e desencadeia uma escada de procedimentos não vinculativos com vistas a verificar se a parte prospectiva pode alcançar essa meta. Nesta fase especificada no projeto o “Como” e definirá o “quanto”, verificando e se certificando de que este “quanto” estará dentro do orçamento previsto.

Tudo isto deverá estar expresso no acordo e exsurge do processo de negociação desenvolvido desde o convite para negociar, da Carta de Intenções e passando pelos Memorandos de Entendimento. Com o acordo sobre o pacto definitivo a Administração delega suas funções de execução de tarefas ao Gerente de Contrato, delegando responsabilidades, mas não o controle (que permanece com o administrador). Eventualmente ocorrem situações em que Administrador e Gerente são a mesma pessoa, porém, em organizações maiores, há necessidade de exercerem as funções de forma individualizada.


Funções da Administração de Contratos


As funções de administração de contratos envolvem o planejamento e o desenvolvimento dos contratos. Essas funções cumprem um papel relevante para a compreensão de todos os principais componentes do contrato. E tais componentes podem incluir: datas de entrega, datas de desembolso, montantes e termos para aceitar ou dissolver o acordado.

Os administradores de contratos, geralmente, incluirão os meios para medir o desempenho de ambas as partes. Muitos utilizam KPIs (Key Performance Indicators) – Indicadores Chave de Performance, para determinar se as obrigações estão sendo cumpridas, bem como explicitar procedimentos para monitorar o desempenho de ambas as partes.



Exemplos de Administração de Contratos


Quando uma empresa se prepara para lançar um novo projeto, o administrador do contrato da empresa pode


(a) enviar um pedido de proposta para fornecedores potenciais;


(b) convidar fornecedores para enviar oferta nos termos do projeto. E, quando a empresa seleciona um fornecedor, o administrador do contrato trabalha na elaboração da terminologia do contrato entre o fornecedor e a empresa.


Logicamente, ambas as partes revisam o contrato e o submetem a revisões com o seu administrador.


Gerentes


Já, os gerentes de contratos asseguram-se de que cada parte tenha competência, capacidade e habilidades suficientes para cumprir suas obrigações após a assinatura do pacto contratual.

Funções de Gerenciamento de Contrato


Quando ambas as partes concordam com o contrato, a divisão de gerenciamento de contratos começa seu trabalho no projeto. Os gerentes asseguram que todas as partes envolvidas no contrato atingirão seus objetivos, alcançarão suas metas, cumprirão suas obrigações com a maior rapidez e eficácia possível.

A prática mostra que tais gerentes vislumbram certificar-se que cada parte tenha o equipamento, os instrumentos, as ferramentas, o pessoal, as técnicas, as habilidades, conheçam a metodologia e possuam conhecimentos necessários para entregar os resultados esperados e proporcionar o valor adequado para sua performance.

Os gerentes de contratos também apontam modificações essenciais aos contratos e instrumentos necessários durante a relação, assim como os que já são existentes.



Um Pequeno Exemplo de Gerenciamento de Contrato


Uma fábrica assina um contrato com um revendedor para venda de seus produtos.

A gerência de contratos deverá assegurar que os seus produtos cheguem aos varejistas, dando aos revendedores instrumentos e ferramentas que os capacitem para colocar os produtos. A execução destas tarefas importa em dar produtos adequados, materiais vitais para a força de vendas, assim como meios para promoção no varejo. São os gerentes de contratos que devem acompanhar vendas e receitas das lojas de varejo, do mesmo modo que devem operar e interpretar os KPIs (os “indicadores chave de performance” ).


Pressuposto de uma Boa e Eficaz Gestão


Arquivos bem-organizados e bem Gerido. Um arquivo serve para retirar contratos, assuntos e documentos temporariamente da vista e guardá-los para achar rapidamente quando necessário novamente.

Outro pressuposto básico é um bom cadastro, igualmente bem-organizado e bem gerido, com informações de fácil e rápido acesso de todos as pessoas envolvidas, do mesmo modo que os meios de comunicação. Banco de Dados de Considerandos, Cláusulas e Documentos, Instrumentos, Cartas, Certidões de Não-Conformidade, Notificações, Claims, Pleitos, etc.

[1] Peter Drucker é considerado “O Pai Fundador da Ciência da Administração” (Los Angeles Times).

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