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  • Miranda Guimarães

3 Ferramentas para Alcançar Extraordinários Resultados na Administração de Contratos

Gestão do Ciclo dos Contratos, Nível de Serviço e Nível de Operação


Comprometa-se com um Controle dos Contratos de sua empresa em todo o seu Ciclo, conecte-se às tendências dos Níveis de Serviço e Operação. Escape das “armadilhas” do curso de um contrato.


Dentre as “armadilhas do curso de um contrato” destacam-se que (1) a falta de clareza no Escopo e Objetivos frequentemente resultam em queixas, reclamações, reivindicações, disputas improdutivas e litígios. (2) O grupo encarregado de negociar, construir, redigir e dar execução ao contrato não estão envolvidos ou conectados desde o princípio, ou seja, cedo o suficiente para compreender que certas formas de contratos são equivocadas, assim como longos prazos de entregas. (3) Foco de negociações, às vezes, excessivamente prolongadas, que acabam por ocasionar o desvirtuamento do Escopo. (4) Perda de vista do objetivo comum que é o benefício econômico de ambas as partes e a concepção do uso do contrato como arma. (5) Contrato construído sem flexibilidade, foco insuficiente na administração, na gestão e no controle do desempenho. (6) Tudo porque os interesses se desalinham e desencadeiam ressentimentos e uma brutal oposição futura. (7) Isto origina uma performance contratual dominada por atribuições de incompetência e culpa, acusações de falhas e defeitos. (8) Aqueles que negociam e elaboram o contrato não veem da mesma maneira. Muito se critica que contratos feitos exclusivamente por advogados são rígidos e escritos por advogados para advogados e na perspectiva de um litígio; enquanto os usuários (engenheiros, arquitetos, químicos, técnicos, etc.) os enxergam como irrelevantes para o que o negócio ou projeto necessita.

Tudo isto deságua em deficientes resultados, compromissos e obrigações perdidas e mal interpretadas, assim como falha em criar meios de comunicações adequados e eficientes.


O processo e a metodologia de gerenciamento da criação, execução e análise de contratos têm o objetivo de maximizar o desempenho financeiro e minimizar os riscos.

Essa Metodologia encara a “Administração dos Contratos” como um meio para um fim que é a melhora do desempenho e reduzir custos, aumentar lucratividade, diminuir os riscos de sérios problemas, desorganização, desperdício, conflitos, multas, gastos adicionais e litígios.


Qual a Metodologia implementar?


Uma METODOLOGIA com 3 ferramentas: Ciclo de Vida dos Contratos, o Acordo de Nível de Desempenho, que são o Acordo de Nível de Serviço e Acordo de Nível de Operação, assim como outros dois INSTRUMENTOS: as “CLAIMS” e os “PLEITOS”.

Engajar a Administração do Contrato em todas as fases do “Ciclo de Vida dos Contratos”, do Nível de Desempenho, que se subdivide em dois: “Acordo do Nível de Serviço” e o impacto na sua execução, no caso de prestadoras de serviço, e do “Acordo de Nível de Operação” e o abalo e repercussão nas entregas e no resultado quando referente a máquinas e outros dispositivos que requeiram desempenho.


Há uma significativa melhora nos resultados em reduzir custos, um considerável e importante aumento de lucratividade, uma dramática redução de riscos de problemas sérios e confusões, desorganização, perdas de prazos contratuais e de cronogramas, multas, gastos adicionais, desperdício e até litígios.


Esta abordagem de Gestão implementa um novo estado de espírito, requer reflexão, busca o motivo pelo qual você, sua empresa e seu cliente ou contratante querem se relacionar, busca quais são os interesses dele, mais do que os seus próprios, buscar um ambiente onde ganhem ambos (win-win), repensar prioridades completamente novas, derrotar possíveis bloqueios mentais e desenvolver um novo processo de pensamento que você pode aplicar em todos os tipos de situações. Entender o contrato como um meio, perceber e internalizar que “O Contrato não é um Fim em si mesmo, mas um Meio para um Fim”.


O Contrato


Um contrato é a concretização do ato de engajamento voluntário entre duas ou mais pessoas a um vínculo para alcançar mutuamente um determinado objeto visando adquirir, modificar ou extinguir relações jurídicas, ou seja, para dar, para fazer ou permitir, ou não fazer algo, frequentemente expresso ou implícito no instrumento que declara tal vínculo, sob determinadas condições e dentro de determinado tempo, estabelecendo uma regulamentação de interesses entre elas; a regulamentação é a sua parte dispositiva e se denomina clausulagem, enquanto os interesses têm seus motivos e bases deste engajamento expressos e esclarecidos nos considerandos.


O Coração, o núcleo do contrato é o Escopo, enquanto a sua Alma são os Considerandos, através deles se identifica a “Substância” do “engajamento ao vínculo”, a razão e os motivos pelos quais as partes se engajaram, ou seja: “as bases do contrato”; já, a clausulagem é o “Instrumento” pelo qual o Escopo se realizará.


O Contrato inicia com a concretização do ato de engajamento ao vínculo e termina com o encerramento das obrigações e responsabilidades e o objetivo é alcançado. Mas, frequentemente o Contrato é gerado antes deste ato de engajamento. Antes dele, há, usualmente uma ”fase antecedente”, uma “fase de negociação” e, algumas vezes de “pré-contratação”, de “contratos e atos preparatórios”, assim como o seu “encerramento”, em muitas ocasiões, não termina com obrigações contraídas no curso do contrato e até mesmo antes dele, um típico exemplo é a confidencialidade que pode perdurar por anos (“fase pós-contratual”).


Este lapso de tempo que vai desde a primeira manifestação de interesse até a fase pós-contratual é que constitui o “CICLO DO CONTRATO” (em inglês, denominado “Lifecycle Agreement” ).


O Ciclo do Contrato

“Lifecycle Agreement”



O elemento “tempo” é fundamental para o Ciclo do Contrato, porquanto a sua essência é o “lapso temporal”.


É notavelmente importante perceber que o Ciclo do Contrato é um conjunto de atividades, tarefas ou providências organizadas e ordenadas em uma sequência sistemática e metódica a fim de se chegar a um almejado e estipulado resultado (O Escopo) em um determinado intervalo deste espaço de tempo.


A função do Ciclo Contratual é sistematicamente expressar e evidenciar as particularidades das fases pela qual passam os contratos e identificar as diferentes tarefas, atribuições e atividades aplicáveis a cada uma delas, hierarquizando-as e implementando um sistema e procedimento padronizado para sua execução a fim de otimizar e ultimar as entregas como um mais um passo na direção do resultado objetivado, tal qual uma estrada que se dirige a um destino e, antes dele, a ultrapassar os marcos de percurso (milestones); de sorte que fica mais fácil administrar e gerir o Contrato quebrando-o em partes administráveis.


Fases do Ciclo de Vida dos Contratos


Muitos autores diferentes classificam o Ciclo do Contrato de forma diversa. A simplicidade classificatória da NCMA[1] divide o Ciclo em três (3) Fases: 1) Pre-Award, 2) Award e 3)Post-Award, ou seja Antecedente ao Contrato, no Contrato e Pós-Contratual.


Três Fases caracterizam uma divisão temporal e substancial consistente. No entanto, a fase antecedente pode ter eventos significativamente diferentes que constituem fases distintas: uma fase não vinculativa e a outra fase vinculativa. A fase antecedente, pois, mais propriamente deveria formar duas fases: a “Fase de Negociação” – não vinculativa – e a “Fase Pré-Contratual” – vinculativa. A Primeira Fase é a fase antecedente ao engajamento ao vínculo contratual; toda ela é uma fase negocial e não vinculativa. A fase pré-contratual, apesar de ainda não ter o engajamento ao vínculo definitivo, forma o vínculo pré-contratual e pode conter contratos antecedentes preparatórios essencialmente vinculativos.


A Terceira Fase, portanto, é onde sucede o engajamento definitivo ao vínculo e onde começa o Ciclo de “Vida” do Contrato Propriamente Dito, neste momento oportuno é que começa a atuação do Gestor de Contratos, uma função derivada da Administração do Contrato, que inicia já na Fase Antecedente não Vinculativa de Negociação e prolonga-se até a fase não contratual, com tarefas, atribuições e atividades distintas daquele.


A partir desta Fase começam as atividades de Pré-Execução, a Quarta Fase, onde todas as tarefas do contrato são preparadas e aparelhadas para a futura Fase de Execução – a Sexta Fase, quando começa o cumprimento do contrato. Antes dela é onde se encontra a Fase de Due Dilligence – a Quinta Fase – onde se procede todas as devidas verificações prévias para que o aparelhamento da execução possa ter a expressão necessária e efetiva.


E, por fim, a Oitava e Nona Fases, o Encerramento – com o cumprimento do contrato e sua entrega final, o atingimento do resultado previsto e contratado no Escopo ou um encerramento de outra forma sem atingir o resultado.


A todas essas fases apresentam-se instrumentos e técnicas que lhes são inerentes para controlar e atuar proativamente no sentido de desempenhar eficazmente as tarefas e cumprir metas e atingir o objetivo maior e final.

[1] National Association of Contract Management dos Estados Unidos.

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